apartmentery - คู่มือการใช้งาน

5. ใบเสร็จรับเงิน (Receipt)


ในบทนี้เราจะมาสอนท่านใช้งานการออกใบเสร็จรับเงิน (Receipt) และการดูรายงานใบเสร็จรับเงิน

โดยข้อมูลใบเสร็จรับเงิน จะมีความสัมพันธ์โดยตรงกับข้อมูล "ใบแจ้งหนี้" (Invoice) โดยใบแจ้งหนี้หนึ่งใบ ก็จะมีใบเสร็จรับเงินหนึ่งใบ (หรือมากกว่าหนึ่งใบก็ได้) เราไม่สามารถสร้างใบเสร็จรับเงิน โดยไม่มีใบแจ้งหนี้ได้

เราขอแนะนำว่า แม้ท่านอาจไม่ได้ใช้ระบบออกใบแจ้งหนี้/ใบเสร็จ ของเรา แต่ก็ขอให้ทำความเข้าใจเนื้อหาบทนี้ไว้ เพราะเราสามารถใช้ฟีเจอร์นี้ในการติดตามการชำระเงินได้ครับ

5.1. วิธีการ สร้างใบเสร็จรับเงิน


  1. เข้าสู่หน้า "สร้างใบเสร็จรับเงิน" ได้จากช่องทางหลักๆ ดังนี้ (ใช่ช่องทางใดก็ได้)

    • ไปที่ หน้าหลัก (แดชบอร์ด)
    • ท่านจะพบกับช่อง ใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ออกใบเสร็จ จำนวน 2 ช่อง ที่สามารถใช้สร้างใบเสร็จรับเงินได้ ประกอบด้วย
      • ใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ออกใบเสร็จ และถึงกำหนดชำระเงินแล้ว
      • ใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ออกใบเสร็จ แต่ยังไม่ถึงกำหนดชำระเงิน
    • คลิกปุ่ม สร้างใบเสร็จ ในรายการใบแจ้งหนี้ที่ต้องการ
    ตัวอย่างข้อมูลในช่อง ใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ออกใบเสร็จ


    โดยรายการที่ปรากฎใน 2 ช่องนี้ คือรายการใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่มีใบเสร็จรับเงิน (ในอีกนัยหนึ่งคือ ใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้รับการชำระเงิน)

    หากท่านได้รับการชำระเงินตามยอดใบแจ้งหนี้แล้ว และ ผู้พักติดต่อเข้ามาแจ้งให้ทราบแล้ว ท่านสามารถสร้างใบเสร็จรับเงินได้จากทั้ง 2 ช่องนี้ครับ

    เมื่อสร้างแล้ว รายการใบแจ้งหนี้นั้นก็จะหายไปจากช่องเหล่านี้ทันที
    • เข้าไปที่หน้าใบแจ้งหนี้ ฉบับที่ต้องการสร้างใบเสร็จรับเงิน ผ่านช่องทางใดก็ได้ ด้านล่างนี้
    • คลิกปุ่ม สร้างใบเสร็จรับเงินจากใบแจ้งหนี้ฉบับนี้

  2. ในหน้า "สร้างใบเสร็จรับเงิน" ท่านสามารถคลิกที่ปุ่ม สร้างใบเสร็จรับเงิน ได้ทันที โดยใบเสร็จจะมีรายละเอียดเดียวกับใบแจ้งหนี้

    และเรามีข้อแนะนำเล็กๆน้อยๆ ดังนี้
    • ท่านสามารถแก้ไขยอดต่างๆได้ ไม่จำเป็นต้องตรงกับใบแจ้งหนี้ (เช่น กรณีลูกค้าจ่ายไม่ครบ หรือ จ่ายเกิน)
    • ท่านสามารถสร้างใบเสร็จรับเงินได้มากกว่าหนึ่งใบ ต่อหนึ่งใบแจ้งหนี้ (เช่น กรณีลูกค้าจ่ายไม่ครบในใบเสร็จแรก)
    • เมื่อท่านสร้างใบเสร็จรับเงินแล้ว ท่านสามรถเลือกที่จะพิมพ์ออกมาเป็นกระดาษ A4 หรือ A5 หรือ ส่งอีเมล/SMS/หรือลิงก์ ใบเสร็จไปให้ผู้พักได้
    • หากท่านไม่ต้องการพิมพ์ใบเสร็จทีละใบ ท่านสามารถสร้างใบเสร็จทิ้งไว้หลายๆใบ แล้วสั่งพิมพ์ทีเดียวได้
      โดยเข้าไปที่เมนู การเงิน > รายงานใบเสร็จรับเงิน เลือกเงื่อนไขใบเสร็จตามที่ต้องการ แล้วคลิกปุ่ม พิมพ์ใบเสร็จในผลลัพธ์ทั้งหมด

5.2 รายงานใบเสร็จรับเงิน ( รายงานรายรับ )


หากท่านต้องการดูใบเสร็จพร้อมกัน หลายๆใบ ท่านสามารถเข้าไปดูรายงานใบเสร็จที่ออกไปแล้ว ได้จากเมนู รายงานอื่นๆ > รายงานใบเสร็จรับเงิน
รายงานใบเสร็จรับเงินหน้านี้ มีความยืดหยุ่นสูงมาก ท่านสามารถปรับแต่ง "เงื่อนไข" ต่างๆ ของรายงานตามความต้องการ

ตัวอย่างเงื่อนไขใน รายงานใบเสร็จรับเงิน

ตัวอย่าง : ท่านต้องการรายงาน ใบเสร็จรับเงิน ที่ออกตั้งแต่วันที่ 21 ก.พ. 2017
ให้ท่านเลือกเงื่อนไขดังนี้ :
  • วันออกใบเสร็จ ตั้งแต่ : 21 กพ. 2017
โดยท่านยังสามารถสั่งพิมพ์ใบเสร็จที่ปรากฎในผลลัพธ์ทั้งหมดพร้อมกันทุกใบได้ด้วย
และสามารถใช้หน้ารายงานใบเสร็จนี้ ในการสรุปรายรับธุรกิจของท่านได้

6. บริหารผู้ใช้ระบบ >>