4. ใบแจ้งหนี้ (Invoice)

ในบทนี้เราจะมาสอนท่านใช้งานการสร้างใบแจ้งหนี้ (Invoice) และการดูรายงานใบแจ้งหนี้

โดยข้อมูลใบแจ้งหนี้ จะมีความสัมพันธ์โดยตรงกับข้อมูล "การจองห้อง" โดยหนึ่งการจองห้อง สามารถออกใบแจ้งหนี้ได้หลายใบ
เช่นหากมีผู้พักมาจองห้องพัก(รายเดือน) เป็นระยะเวลา 2 เดือน เราก็จะต้องออกใบแจ้งหนี้ 2 ใบ (เดือนละใบ) เป็นต้น

เราขอแนะนำว่า แม้ท่านอาจไม่ได้ใช้ระบบออกใบแจ้งหนี้/ใบเสร็จ ของเรา แต่ก็ขอให้ทำความเข้าใจเนื้อหาบทนี้ไว้ เพราะเราสามารถใช้ฟีเจอร์นี้ในการติดตามการชำระเงินได้ครับ

4.1. วิธีการ สร้างใบแจ้งหนี้

1. เข้าสู่หน้า "สร้างใบแจ้งหนี้" ได้จากช่องทางหลักๆ ดังนี้ (ใช้ช่องทางใดก็ได้)
   
   

   จากหน้าหลัก (แดชบอร์ด) ในช่อง การจองที่มีกำหนดออกใบแจ้งหนี้วันนี้

   • ไปที่ หน้าหลัก (แดชบอร์ด)
   • ในช่อง การจองที่มีกำหนดออกใบแจ้งหนี้วันนี้ เราจะพบรายชื่อการจองทั้งหมด ที่มีกำหนดออกใบแจ้งหนี้วันนี้
   • คลิกปุ่ม สร้างใบแจ้งหนี้ ของการจองที่ต้องการสร้างใบแจ้งหนี้

   

   
   
   โดยการจองที่ปรากฏในช่องนี้ จะเป็นการจองที่มีกำหนดออกใบแจ้งหนี้วันนี้ อ้างอิงตามข้อมูล "กำหนดชำระเงิน" ที่เคยกรอกไว้ตอนทำการจองห้อง
   
   เราขอแนะนำให้ท่านเข้ามาในหน้าหลัก (แดชบอร์ด) แล้วดูที่ช่องนี้ทุกวัน เพื่อออกใบแจ้งหนี้ให้ตรงตามวันที่เรากำหนดไว้
   โดยหากอพาร์ทเม้นท์ของท่านมีการเก็บค่าน้ำ/ไฟฟ้าด้วย เราขอแนะนำให้ท่านบันทึกเลขมิเตอร์ของห้องที่ขึ้นในช่องนี้ ก่อนสร้างใบแจ้งหนี้

   จากปฏิทินรายงาน กำหนดออกใบแจ้งหนี้ (อิงตามข้อมูลการจอง)

   • ไปที่เมนู ปฏิทินรายงาน > กำหนดออกใบแจ้งหนี้ (อิงตามข้อมูลการจอง)
   • คลิกวันที่ต้องการบนปฏิทิน ซึ่งเป็นวันที่มีกำหนดออกใบแจ้งหนี้
   • คลิกปุ่ม สร้างใบแจ้งหนี้ ของห้องที่ต้องการสร้างใบแจ้งหนี้

   

   
   การใช้สร้างใบแจ้งหนี้ผ่านหน้านี้ จะคล้ายๆกับการสร้างผ่านช่อง การจองที่มีกำหนดออกใบแจ้งหนี้วันนี้ ในหน้าหลัก
   แต่ต่างกันตรงที่ สามารถใช้สร้างใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า (ก่อนกำหนด) หรือ สร้างย้อนหลัง (หลังเลยกำหนดไปแล้ว) ได้

   จากปฏิทินรายงาน กำหนดชำระเงินค่าเช่า (อิงตามข้อมูลการจอง)

   • ไปที่เมนู ปฏิทินรายงาน > กำหนดชำระเงินค่าเช่า (อิงตามข้อมูลการจอง)
   • คลิกวันที่ต้องการบนปฏิทิน ซึ่งเป็นวันที่มีกำหนดชำระเงินค่าเช่า
   • คลิกปุ่ม สร้างใบแจ้งหนี้ ของห้องที่ต้องการสร้างใบแจ้งหนี้

   

   
   การใช้สร้างใบแจ้งหนี้ผ่านหน้านี้ จะคล้ายๆกับการสร้างผ่าน ปฏิทินรายงาน : กำหนดออกใบแจ้งหนี้ แต่ต่างกันตรงที่ จะเป็นปฏิทินรายงานที่อิงกับกำหนดชำระค่าเช่า แทนที่จะเป็นกำหนดออกใบแจ้งหนี้ แต่ก็ใช้ออกใบแจ้งหนี้ได้เช่นกัน

   จากหน้า บริหารห้อง

   • ไปที่หน้า สาขา / ห้อง
   • คลิกปุ่ม บริหารห้อง ของสาขาที่มีห้องที่ต้องการออกใบแจ้งหนี้
   • คลิกปุ่ม ใบแจ้งหนี้ ของห้องที่ต้องการออกใบแจ้งหนี้
   • คลิกปุ่ม สร้างใบแจ้งหนี้

   
   การใช้สร้างใบแจ้งหนี้ผ่านช่องทางนี้ เหมาะสำหรับการสร้างใบแจ้งหนี้ ที่ไม่ได้ตรงตามกำหนดการออกใบแจ้งหนี้

   จากหน้า การจอง

   • ไปที่หน้า สาขา / ห้อง
   • คลิกปุ่ม บริหารห้อง ของสาขาที่มีห้องที่ต้องการออกใบแจ้งหนี้
   • คลิกปุ่ม บริหารการจอง ของห้องที่ต้องการออกใบแจ้งหนี้ ..หรือ..คลิกที่ชื่อลูกค้าหากต้องการสร้างใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าปัจจุบัน
   • คลิกที่การจองบนปฏิทิน ที่ต้องการออกใบแจ้งหนี้
   • คลิกปุ่ม บริหารใบแจ้งหนี้
   • คลิกปุ่ม สร้างใบแจ้งหนี้

   
   การใช้สร้างใบแจ้งหนี้ผ่านช่องทางนี้ เหมาะสำหรับการสร้างใบแจ้งหนี้ ที่ไม่ได้ตรงตามกำหนดการออกใบแจ้งหนี้
   
   
2. ในหน้า "สร้างใบแจ้งหนี้" ท่านสามารถกรอกข้อมูลใบแจ้งหนี้ได้ตามที่ต้องการ แล้วคลิกที่ปุ่ม สร้างใบแจ้งหนี้
   
   โดยเรามีข้อแนะนำเล็กๆน้อยๆ ดังนี้
   
   • ท่านสามารถแก้ไขข้อมูลได้ตามใจชอบ ทั้งค่าเช่า ค่าไฟฟ้า/น้ำต่อหน่วย หรือแม้แต่ กำหนดชำระเงิน โดยไม่จำเป็นต้องใช้ค่ามาตรฐานที่เคยติดตั้งไว้
   • เมื่อท่านสร้างใบแจ้งหนี้ไว้อย่างน้อยหนึ่งใบแล้ว ใบแจ้งหนี้ถัดไปของการจองเดียวกันจะคัดลอกค่าเช่า และ ค่าใช้จ่ายอื่นๆ จากใบแจ้งหนี้ที่แล้วทิ้งไว้ให้ โดยท่านไม่จำเป็นต้องกรอกใหม่ทุกรอบที่ออกใบแจ้งหนี้ใหม่
   • เมื่อท่านสร้างใบแจ้งหนี้เสร็จแล้ว ท่านสามารถเลือกที่จะพิมพ์ออกมาเป็นกระดาษ A4 หรือ A5 หรือ ส่งอีเมล/SMS/หรือลิงก์ ใบแจ้งหนี้ไปให้ผู้พักได้
   • หากท่านไม่ต้องการพิมพ์ใบแจ้งหนี้ทีละใบ ท่านสามารถสร้างใบแจ้งหนี้ทิ้งไว้หลายๆใบ แล้วสั่งพิมพ์ทีเดียวได้ โดยเข้าไปที่เมนู รายงานอื่นๆ > รายงานใบแจ้งหนี้ เลือกเงื่อนไขใบแจ้งหนี้ตามที่ต้องการ แล้วคลิกปุ่ม พิมพ์ใบแจ้งหนี้ในผลลัพธ์ทั้งหมด

4.2. วิธีการ สร้างใบแจ้งหนี้พร้อมกันหลายใบ

หากมีหลายห้องที่มีกำหนดออกใบแจ้งหนี้วันเดียวกัน เราไม่จำเป็นต้องสร้างใบแจ้งหนี้ทีละใบ แต่สามารถสร้างพร้อมกันทีเดียวได้ ดังนี้

1. เข้าสู่หน้า "สร้างใบแจ้งหนี้พร้อมกันหลายใบ" ได้จากช่องทางใดก็ได้ ดังนี้
   • จาก หน้าหลัก (แดชบอร์ด) ในช่อง การจองที่มีกำหนดออกใบแจ้งหนี้วันนี้ คลิกปุ่ม สร้างใบแจ้งหนี้พร้อมกันหลายใบ
   • จาก ปฏิทินรายงาน > กำหนดออกใบแจ้งหนี้ (อิงตามข้อมูลการจอง) คลิกลิงก์สร้างใบแจ้งหนี้พร้อมกันในวันที่ต้องการ (เหมาะสำหรับการออกใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า หรือย้อนหลัง)
2. เลือกวิธีคิดค่าใช้จ่ายแต่ละรายการ ที่จะใช้กับทุกใบแจ้งหนี้ในครั้งนี้ เช่น
   • ค่าเช่า : คิดเหมือนใบแจ้งหนี้ล่าสุดของการจองเดียวกัน หรือ คิดค่าเช่ามาตรฐานตามประเภทห้อง
   • ค่าไฟฟ้า / ค่าน้ำ : คิดจากเลขมิเตอร์สองครั้งล่าสุดของแต่ละห้อง (จึงควรบันทึกเลขมิเตอร์ให้ครบทุกห้องก่อน)
   • ค่าใช้จ่ายอื่นๆ / ภาษีมูลค่าเพิ่ม / ภาษีหัก ณ ที่จ่าย / หมายเหตุ : คิดเหมือนใบแจ้งหนี้ล่าสุด หรือ กรอกเองใหม่
   • QR code : เลือกว่าจะใส่ QR code สำหรับชำระเงินในใบแจ้งหนี้หรือไม่ (ดูบท 8. รับชำระเงินด้วย QR Code)
3. เลือกการจองที่ต้องการสร้างใบแจ้งหนี้ แล้วคลิกปุ่มสร้าง โดยเลือกได้ว่าจะ
   • สร้างใบแจ้งหนี้ แต่ไม่ต้องส่งอีเมล หรือ
   • สร้างใบแจ้งหนี้ และส่งเข้าอีเมลลูกค้าที่มีอีเมล

ข้อแนะนำ : หลังสร้างเสร็จ ระบบจะพาไปยังหน้ารายงานใบแจ้งหนี้ เราควรตรวจสอบยอดของแต่ละใบอีกครั้ง และสามารถสั่งพิมพ์ทุกใบพร้อมกันได้จากหน้านั้นเลยครับ

4.3. รายงานใบแจ้งหนี้

หากท่านต้องการดูใบแจ้งหนี้พร้อมกัน หลายๆใบ ท่านสามารถเข้าไปดูรายงานใบแจ้งหนี้ที่ออกไปแล้ว ได้จากเมนู รายงานอื่นๆ > รายงานใบแจ้งหนี้
รายงานใบแจ้งหนี้หน้านี้ มีความยืดหยุ่นสูงมาก ท่านสามารถปรับแต่ง "เงื่อนไข" ต่างๆ ของรายงานตามความต้องการ

ตัวอย่าง : ท่านต้องการรายงาน ใบแจ้งหนี้ทั้งหมด ที่ออกตั้งแต่วันที่ 21 ก.พ. 2017 และ ยังไม่ได้ออกใบเสร็จรับเงิน
ให้ท่านเลือกเงื่อนไขดังนี้ :

• สถานะใบแจ้งหนี้ : ยังไม่มีใบเสร็จรับเงิน
• วันออกใบแจ้งหนี้ ตั้งแต่ : 21 ก.พ. 2017

นอกจากนี้ ในหน้ารายงานใบแจ้งหนี้ ท่านยังสามารถ

• สั่งพิมพ์ใบแจ้งหนี้ในผลลัพธ์ทั้งหมดพร้อมกัน โดยเลือกขนาดได้ทั้ง ขนาดใหญ่ (A4), ขนาดเล็ก (A5) และ ขนาดเล็ก (A5) บน A4 (พิมพ์ 2 ใบในกระดาษ A4 หนึ่งแผ่น เพื่อประหยัดกระดาษ)
• ดาวน์โหลดผลลัพธ์เป็นไฟล์ Excel เพื่อนำไปทำรายงานหรือส่งต่อให้ฝ่ายบัญชี
• ลบใบแจ้งหนี้พร้อมกันหลายใบ โดยติ๊กเลือกใบแจ้งหนี้ที่ต้องการ แล้วคลิกปุ่ม ลบใบแจ้งหนี้ ... ใบที่ถูกเลือก (ผู้ใช้ที่ตั้งค่าไว้ จะได้รับการแจ้งเตือนทันทีที่มีใบแจ้งหนี้ถูกลบ ดูบท 9. ตั้งเตือน และ เชื่อมต่อ LINE)

4.4. ให้ผู้เช่าแจ้งชำระเงินผ่าน LINE OA

หากท่านมี LINE Official Account (LINE OA) ผู้เช่าสามารถแจ้งชำระเงินเข้า LINE OA ของท่านได้โดยตรงจากลิงก์ใบแจ้งหนี้ ดังนี้

1. ไปที่เมนู ผู้ดูแลระบบ > ตั้งค่าใบแจ้งหนี้/ใบเสร็จรับเงิน ติ๊ก การตั้งค่าขั้นสูง แล้วกรอก LINE OA ID ของท่าน (ไม่ต้องพิมพ์ @ นำหน้า) แล้วคลิก บันทึกข้อมูล
2. ส่งลิงก์ใบแจ้งหนี้ให้ผู้เช่าตามปกติ (copy ลิงก์ / อีเมล / SMS) ในหน้าใบแจ้งหนี้ของผู้เช่าจะมีปุ่ม แจ้งชำระผ่าน LINE (ปุ่มนี้จะแสดงเฉพาะเมื่อเปิดบนมือถือ iOS / Android เท่านั้น เนื่องจาก LINE บนคอมพิวเตอร์ไม่รองรับ)
3. เมื่อผู้เช่าชำระเงินแล้วกดปุ่มนี้ LINE จะเปิดแชทกับ LINE OA ของท่าน พร้อมข้อความที่ระบุเลขที่ใบแจ้งหนี้ สาขา ห้อง และยอดชำระให้อัตโนมัติ ผู้เช่าเพียงกดส่ง แล้วแนบสลิปการโอนตามมาในแชท

ข้อแนะนำ : ท่านจะรู้ได้ทันทีว่าสลิปนั้นเป็นของใบแจ้งหนี้ใด จากนั้นจึงออกใบเสร็จรับเงินให้ผู้เช่าได้เลยครับ

5. ใบเสร็จรับเงิน >>